Obowiązki beneficjenta pomocy

Beneficjent wsparcia zobowiązany jest do zapewnienia sfinansowania wszelkich wydatków, niezbędnych dla realizacji projektu, stanowiących różnicę pomiędzy całkowitym kosztem realizacji projektu a kwotą dofinansowania. Musi on pokryć z własnych środków wszelkie wydatki niekwalifikowalne w ramach projektu.

Kwoty wykazywane w budżecie projektu są kwotami brutto. W zakresie podatku VAT zastosowanie mają przepisy ustawy o VAT (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.). W przypadku wątpliwości w zakresie odliczania podatku VAT wnioskodawca zobowiązany jest wystąpić do właściwego urzędu skarbowego z wnioskiem o wydanie interpretacji.

Sprawozdanie z realizacji projektu

Wnioskodawca co 6 miesięcy, licząc od daty zawarcia umowy o dofinansowanie projektu (dotyczy projektów trwających powyżej 6 miesięcy), musi przygotować sprawozdanie z realizacji projektu. Powinno ono zawierać w szczególności informacje na temat stopnia realizacji projektu oraz zestawienie poniesionych kosztów, a także kopie dokumentów potwierdzających ich poniesienie. Powinny to być, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania beneficjenta, kopie faktur lub rachunków, wyciągów bankowych z rachunku bankowego przedsiębiorcy. Sprawozdanie wraz z kopiami tych dokumentów należy przesłać w wersji elektronicznej na adres e-mail: prewencja@zus.pl oraz w wersji papierowej na adres:

Zakład Ubezpieczeń Społecznych Sekretariat Departamentu Prewencji i Rehabilitacji ul. Szamocka 3, 5 01-748 Warszawa

Sprawozdanie należy złożyć w terminie 5 dni roboczych od ostatniego dnia miesiąca, na który przypada okres raportowania.

Następnie po zakończeniu projektu należy złożyć sprawozdanie końcowe z realizacji projektu oraz kserokopie potwierdzeń dokonania płatności dokumentujących poniesione koszty. Do dokumentów tych trzeba dołączyć dokumentację zdjęciową oraz inne niezbędne dokumenty, przedstawiające i potwierdzające rezultaty osiągnięte poprzez realizację projektu.

Upublicznienie informacji

Podmiot realizujący inwestycję z wykorzystaniem wsparcia ZUS musi wyrazić zgodę na publikację informacji na temat zrealizowanego projektu, a w szczególności:

• rodzaju prowadzonej działalności,
   
• ogólnych informacji na temat rodzaju działań,
   
• poziomu zatrudnienia,
   
• oddziaływania projektu,
   
• osiągniętych rezultatów.

Zgoda na kontrole

Podpisując umowę o dofinansowanie wnioskodawca wyraża zgodę na przeprowadzenie kontroli projektu. Kontrolę przeprowadza ekspert na podstawie pisemnego upoważnienia wystawionego przez ZUS. Dopuszcza się również możliwość przeprowadzenia kontroli przez pracownika ZUS.

Wnioskodawca wyraża zgodę na przeprowadzenie następujących rodzajów kontroli:

• podczas realizacji projektu,
   
• dotyczącej odbioru projektu po jego zakończeniu,
   
• trwałości projektu w ciągu 3 lat od daty jego zakończenia.

Podczas kontroli wnioskodawca zobowiązany jest do:

1) udostępnienia ekspertowi oraz pracownikowi ZUS wszelkich materiałów, dokumentów:

• związanych z realizacją projektu, a także umożliwiających przeprowadzenie oględzin rezultatów,
   
• dotyczących realizacji inwestycji oraz wywiadów z pracownikami,

2) przedstawienia ekspertowi oraz pracownikowi ZUS oryginałów faktur lub rachunków oraz innych dokumentów potwierdzających wydatkowanie przekazanych środków finansowych,

3) umożliwienia oględzin elementów stałych, które zostały zainstalowane w ramach projektu oraz oznaczeń projektowych (naklejki, naszywki) na elementach ruchomych, wglądu do ewidencji zakupionych środków ochrony indywidualnej i dokumentacji,

4) umożliwienia wykonania dokumentacji zdjęciowej części inwestycyjnych projektu przez eksperta oraz pracownika ZUS,

5) wskazania warunków uczestnictwa ekspertów oraz pracownika ZUS podczas kontroli w trakcie realizacji inwestycji oraz podczas odbioru końcowego.

Niewyrażenie zgody na przeprowadzenie kontroli skutkować może wezwaniem wnioskodawcy do zwrotu przyznanego dofinansowania wraz z odsetkami ustawowymi.

Negatywny wynik kontroli będzie traktowany jako niedotrzymanie warunków podpisanej umowy o przyznaniu wsparcia i będzie skutkować jej rozwiązaniem przez ZUS w trybie bez wypowiedzenia oraz koniecznością zwrotu uzyskanego dofinansowania wraz z odsetkami ustawowymi. W takim przypadku koszty poniesione przez wnioskodawcę na realizację projektu stanowią koszty niekwalifikowalne i nie podlegają dofinansowaniu przez ZUS.

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane tak, aby widoczny był związek z projektem.

Ponadto wszelkie płatności dokonywane w związku z realizacją inwestycji muszą być ponoszone z rachunku bankowego, który zostanie uwidoczniony w umowie.