Obowiązki pracodawcy w razie wypadku przy pracy

W sytuacji zaistnienia wypadku przy pracy na pracodawcy ciąży szeregów obowiązków. Jest on zobligowany m.in. do utworzenia zespołu powypadkowego, którego celem jest ustalenie przyczyn i okoliczności wystąpienia zdarzenia. W określonych przypadkach jest on również obowiązany powiadomić o wypadku przy pracy właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora.

Definicja wypadku przy pracy

Definicję wypadku przy pracy zawiera art. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 257 ze zm.). Stanowi on w ust. 1, iż za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:

1) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;

2) podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;

3) w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Zgodnie z art. 3 ust. 2 ww. ustawy, na równi z wypadkiem przy pracy traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ:

• w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż wyżej określone, chyba że wypadek spowodowany został postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań,
• podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,
• przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.

Za wypadek przy pracy uważa się również nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, mające miejsce w okresie ubezpieczenia wypadkowego i powstałe w okolicznościach wymienionych w art. 3 ust. 3 ww. ustawy, np. zaistniałe w czasie pełnienia mandatu posła lub senatora, pobierającego uposażenie.

Uwzględniając powyższe regulacje, za wypadek przy pracy uważa się zdarzenie, które charakteryzuje się czterema cechami występującymi jednocześnie:

• musi być zdarzeniem nagłym,
• spowodowanym przyczyną zewnętrzną,
• generalnie mieć związek z pracą,
• skutkować urazem lub śmiercią (patrz: ramka).

Obowiązki pracodawcy

Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.) w art. 234 dookreśla obowiązki pracodawcy w sytuacji wystąpienia wypadku przy pracy. Wskazuje on, iż pracodawca jest obowiązany podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie. Kolejno pracodawca musi zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym. Nadto winien on ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyny wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom. O zaistniałym zdarzeniu pracodawca jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora, jeżeli wywołało ono skutek śmiertelny, ciężki lub jeżeli doszło do zbiorowego wypadku przy pracy. Obowiązek informacyjny we wskazanym zakresie spoczywa również na pracodawcy w sytuacji, gdy wystąpił każdy inny wypadek, który ma związek z pracą, jeżeli wywołał on wyżej wymienione skutki, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy.

Zaniechanie powiadomienia o wypadku przy pracy właściwych organów, w tym okręgowego inspektora pracy, stanowi wykroczenie z art. 283 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy i jest zagrożone karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Pracodawca jest obowiązany prowadzić rejestr wypadków przy pracy i ponosi koszty związane z ustalaniem okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

Postępowanie powypadkowe

Szczegółowe zasady postępowania powypadkowego określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. nr 105, poz. 870), dalej: rozporządzenia powypadkowego. Stanowi ono, iż okoliczności i przyczyny wypadku ustala powoływany przez pracodawcę zespół powypadkowy, w skład którego wchodzi pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz społeczny inspektor pracy. U pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia takiej służby, w skład zespołu powypadkowego zamiast pracownika służby bhp wchodzi pracodawca lub pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bhp, albo specjalista spoza zakładu pracy. U pracodawcy, u którego nie działa społeczna inspekcja pracy, w skład zespołu powypadkowego zamiast społecznego inspektora pracy, jako członek zespołu, wchodzi przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp, zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolenia w dziedzinie bhp. Jeżeli pracodawca nie może dopełnić obowiązku utworzenia zespołu powypadkowego w wyżej wskazanym składzie dwuosobowym ze względu na małą liczbę zatrudnionych pracowników, okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy, w skład którego wchodzi pracodawca oraz specjalista spoza zakładu pracy.

Do czasu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku pracodawca ma obowiązek zabezpieczyć miejsce wypadku w sposób wykluczający:

1) dopuszczenie do miejsca wypadku osób niepowołanych;

2) uruchamianie bez koniecznej potrzeby maszyn i innych urządzeń technicznych, które w związku z wypadkiem zostały wstrzymane;

3) dokonywanie zmiany położenia maszyn i innych urządzeń technicznych, jak również zmiany położenia innych przedmiotów, które spowodowały wypadek lub pozwalają odtworzyć jego okoliczności.

Zespół powypadkowy sporządza - nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku - protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Jeżeli ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku nie jest możliwe we wskazanym terminie, wskutek uzasadnionych przeszkód lub trudności, zespół powypadkowy obowiązany jest podać przyczyny tego opóźnienia w treści protokołu powypadkowego. Pracodawca jest obowiązany przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat (art. 234 § 3¹ K.p.).

Jeżeli w postępowaniu powypadkowym zostanie stwierdzone, że wypadek nie jest wypadkiem przy pracy albo że zachodzą okoliczności, które mogą mieć wpływ na prawo pracownika do świadczeń przysługujących z tytułu wypadku, zespół powypadkowy jest obowiązany szczegółowo uzasadnić i wskazać dowody stanowiące podstawę takiego stwierdzenia.